23 de junho de 2021
Uma situação muito comum no ambiente empresarial é o surgimento de boas ideias de processos, atividades ou produtos, mas que acabam nunca se concretizando. Dar vida às ideias exige esforço, mas existe uma metodologia, chamada de 5W2H, que auxilia muito nisso. Ela tem a função de estruturar um plano de ação robusto, para transformar estas ideias em algo real. Neste artigo serão apresentados os significados do 5W2H, as funções e exemplificações.
Na prática, o 5W2H funciona como um guia para listar com máxima clareza as atividades que devem ser feitas, bem como explicar cada uma delas, para o desenvolvimento com efetividade. A sigla 5W2H corresponde às iniciais de sete palavras em inglês, que formam perguntas. Essas perguntas, quando bem respondidas, são capazes de eliminar qualquer incerteza. Estas perguntas são: What? (O quê?), Why? (Por quê)?, Who? (Quem?), When? (Quando?), Where? (Onde?), How? (Como?), How Much? (Quanto?).
Confira abaixo o significado de cada uma dessas palavras e suas funções nesta metodologia:
What? (O que será feito?): O primeiro passo é determinar a ação principal, ou seja, a ação que será realizada para criar, modificar ou melhorar o que se deseja.
Se por exemplo, verifica-se que existe uma grande perda de tempo andando de um lado para o outro em uma área de trabalho, e observa-se que uma mudança de layout resolveria o problema, neste campo pode estar escrito: melhorar o layout da área.
Veja que um verbo é utilizado no início, para ficar clara a ação que será realizada.
Why? (Por que será feito?): Neste passo se define o motivo da melhoria, ou seja, o porquê da sua realização. É importante que todos saibam a importância de cada uma das ações.
Sendo assim, depois de identificar a necessidade de mudança do layout, deve-se explicar o motivo dessa mudança.
Para este exemplo pode ser descrito: grande desperdício de tempo com deslocamentos.
Who? (Por quem será feito?): No terceiro passo se define quem será o responsável pela ação. A ação deve ser atribuída a uma pessoa específica, não a um departamento ou grupo. Isso é feito para garantir que a ação tenha um dono, que ficará com a responsabilidade de concluí-la.
No exemplo da mudança de layout poderia ser: Lucas Alberto.
When? (Quando será feito?): O quarto passo é a determinação de quando a ação será realizada. Aqui é importante que se estabeleçam datas de início e término. A data de início da ação deve ser incluída, pois podem existir ações correlacionadas, onde uma só pode ser iniciada após o término da outra, quando se está fazendo um projeto que envolva diversas ações. A data de término é muito importante para se determinar o prazo final de conclusão.
Voltando no exemplo da mudança de layout, este campo poderia estar preenchido com:
Início: 21/08/2021
Conclusão: 21/09/2021
Where? (Onde será feito?): No quinto passo se define o local onde será aplicada a ação.
Para o exemplo do layout, vamos dizer que a mudança ocorreria na área da solda, então aqui estaria descrito: Área da solda.
How? (Como será feito?): Neste passo são definidos os métodos e ferramentas necessárias para executar o plano. Aqui descreve-se o passo a passo que será feito na elaboração da ação.
Para mostrar de forma mais clara, vamos voltar ao exemplo do layout, uma possível descrição neste exemplo seria: Realização de medições do deslocamento atual, determinação do novo layout, desenho e implementação da mudança.
How much? (Quanto?): Por fim, se define qual será o custo, investimento e ganho para executar o processo, seja ele financeiro ou em horas de trabalho.
Para exemplificar, vamos supor que a realização da mudança do layout, demonstrada anteriormente, gere uma necessidade de compra de novas faixas para demarcações do piso. Estas faixas custariam R$300,00, mas isso geraria um ganho de R$500,00 por mês, com redução de horas/homem de deslocamento.
Assim o campo estaria preenchido com:
Custo:
Compra de faixas: R$300,00
Ganho:
Horas/homem: R$500,00 por mês
Portanto, aplicando o 5W2H obtemos as respostas para construir um plano de ação robusto, e assim ter uma lista estruturada para seguir todos os passos necessários para transformar as ideias em realidade.
O preenchimento de todas estas perguntas e respostas pode ser feito em uma simples planilha e o status da ação acompanhado periodicamente.
Abaixo, está disponível um link para o download de uma planilha com todos os elementos abordados neste artigo, a fim de facilitar a aplicação da metodologia na prática:
https://celerate.kpages.online/planilha5w2h
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