Uma das principais marcas que o Lean Manufacturing gera em uma companhia é a organização, especialmente no que se refere a parte física.
Toda esta ordem só é obtida em função de 5 fundamentos, conhecidos como 5S. O interessante desta metodologia é que ela é completa, contendo desde as fases iniciais de aplicação até a manutenção dos hábitos adquiridos.
A aplicação dos 5S, nos livros de Lean, se estabelece como o primeiro item da receita de bolo, e na maioria das vezes isto é verdade. A sua relevância é tanta que ele atua direta ou indiretamente em todos os desperdícios, e principalmente desenvolve uma maturidade de crescimento e alta produtividade dentro das equipes.
Ademais, a relevância destes 5 princípios vão muito além dos resultados objetivos:
■ Gera engajamento do time com as práticas.
■ A percepção dos clientes e funcionários é fortemente impactada.
■ O ambiente torna-se mais agradável, o que tem impacto direto no bem estar das pessoas e indireto na produtividade.
Bom, entendendo todos os benefícios deste método, agora vamos compreender o que são estes famosos S’s e como aplicá-los em nossa empresa. Dica: Não esqueça de tirar fotos antes de iniciar a aplicação pois as diferenças serão muito significativas.
1°S – Seiri – Senso de Utilização
Fonte: aleanjourney
Este deve ser o primeiro passo do 5S. Consiste em verificar na área de trabalho a real necessidade de todos os itens, ferramentas, móveis, documentos, materiais, equipamentos, etc. É importante que cada armário seja vasculhado e até esvaziado, para que sejam vistos todos os itens que ali estavam. É fundamental também que quem faça esta verificação sejam as próprias pessoas que trabalham naquela área, pois só eles podem responder as perguntas de auxílio, apresentadas abaixo:
■ Qual o propósito dos itens?
■ Quão frequente é a sua utilização?
■ Quando foi a última vez que ele foi utilizado?
■ Quem utiliza?
■ E claro, isto precisa estar ali?
A simples aplicação deste conceito irá lhe livrar espaço para itens e atividades que agregam maior valor.
2°S – Seiton – Senso de Organização
Fonte: aleanjourney
Após o descarte de tudo que é desnecessário, é hora de organizar tudo de maneira mais eficiente. Aqui alguns pontos de atenção são valiosos e podem trazer uma série otimizações à operação:
■ Sempre que possível posicione na região com maior acesso os itens de maior utilização.
■ Pense na melhor forma de posicionar os itens considerando a aplicação.
■ Agrupe os itens por categoria (seja por produtos ou tipos de itens).
■ Considere a ergonomia.
Mais uma vez, a participação das pessoas que atuam naquela área é fundamental, pois caso os itens sejam ordenados de maneira que não condigam com as operações, a ordem será desfeita em questão de dias.
3°S – Seiso – Senso de Limpeza
Fonte: aleanjourney
Com tudo organizado, a sujeira será mais facilmente percebida. Então vem o 3° S, relativo à limpeza. Não há rodeios quanto a este item, é a limpeza pura: varrer, esfregar, passar panos, limpar superfícies, etc.
Dicas:
■ Tenha certeza de que as próprias pessoas da área sejam os maiores responsáveis pela limpeza do local. A terceirização desta responsabilidade para faxineiros, que estarão lá no máximo durante um momento do dia, fará com que a área volte a condição de sujeira em curto período de tempo.
■ Considere também contaminações de aspecto sonoro e olfativo. Estas podem gerar tanto mal estar quanto a sujeira física, afetando diretamente o ambiente de trabalho.
Além de tudo, este é um aspecto que aumenta a segurança da operação, portanto é importante ter um grande foco no 3° S.
4°S – Seiketsu – Senso de Padronização
Fonte: aleanjourney
Ter o ambiente limpo e organizado pode durar pouco tempo sem iniciativas de sustentabilidade e padronização. A forma de fazer a limpeza, embora as vezes pareça óbvia, pode gerar dúvidas nas pessoas. Para preencher estes gaps, elabore procedimentos de limpeza, mostrando o que deve ser utilizado e como deve ser feita a organização e limpeza.
A utilização de fitas, identificação dos itens e quadros sombra também são outras formas de assegurar a padronização e sustentabilidade.
Dicas:
■ Utilize fitas duráveis e resistentes a água e aos químicos de limpeza.
■ Utilize quadros sombra sempre que possível. Eles são uma forma simples de organização e padronização.
5°S – Shitsuke – Senso de auto disciplina
Fonte: aleanjourney
Todos os itens do 5S expostos até aqui não se manterão por muito tempo, caso não haja senso de auto disciplina no time. Como você pode ver, vários dos itens mencionaram a fundamental participação das pessoas do time, e isto não é à toa, pois são estas as pessoas que melhor conhecem sobre a aplicação e ali estão todos os dias.
Em função disto, deve-se ter ferramentas para promoção e sustentação desta cultura.
Dicas:
■ Crie check-lists para auditoria dos 5S, para serem feitos tanto pelos funcionários quanto pela liderança.
■ Reconheça e recompense os bons exemplos.
■ Seja o exemplo. A criação de disciplina é muito decorrente da imagem do líder, portanto, aja como você quer que todos se comportem.
Algumas dicas gerais podem ajudar ainda mais na implementação do 5S:
■ Utilize tecnologias para auxiliar nas tarefas de limpeza.
■ Faça benchmarking frequentemente, a fim de identificar melhores práticas e melhorar continuamente os seus processos também relativos aos 5S.
Este é um breve resumo desta ferramenta, que é uma das bases para construção de uma cultura Lean. Aproveite, e sucesso na sua implementação!
Obrigado e até a próxima!
